AJEUMBÓ COOPERATIVA DE INTEGRAÇÃO, TRABALHO, PRODUÇÃO E CONSUMO COMUNITÁRIO POPULAR
Av. Fernando Ferrari, 1001, Pavilhão TC 44 – CEASA, Bairro Anchieta, CEP 90200041 Porto Alegre/RS
MANUAL DE PROCEDIMENTOS – PROCESSOS INTERNOS E EXTERNOS
1. O QUE É UMA COOPERATIVA?
Uma cooperativa é uma forma de organização econômica e social, caracterizada pela
associação voluntária de pessoas com interesses comuns, visando a satisfação de
necessidades e aspirações comuns, por meio de uma empresa de propriedade coletiva e
operada democraticamente. Em outras palavras, é uma organização em que os membros, que
são proprietários e usuários ao mesmo tempo, se unem para alcançar seus objetivos.
As principais características de uma cooperativa incluem:
• Adesão Voluntária e Livre: As pessoas têm a opção de se juntar à cooperativa de forma
voluntária e não são forçadas a aderir.
• Gestão Democrática: As cooperativas são geridas de forma democrática, onde os membros
têm o direito de participar nas decisões e eleger representantes.
• Participação Econômica dos Membros: Os membros contribuem financeiramente para a
cooperativa e compartilham os benefícios com base na participação nas atividades da
cooperativa.
• Autonomia e Independência: As cooperativas são autônomas e operam de forma
independente, seguindo princípios cooperativos comuns.
• Educação, Formação e Informação: As cooperativas promovem a educação e formação de
seus membros, incentivando a troca de informações e conhecimento.
• Interesse pela Comunidade: As cooperativas trabalham para o desenvolvimento sustentável de
suas comunidades locais.
Existem diferentes tipos de cooperativas, cobrindo uma variedade de setores, como agricultura,
consumo, crédito, habitação, saúde, entre outros. Cada tipo de cooperativa tem suas próprias
características específicas, mas todas compartilham os princípios básicos do cooperativismo.
1.2 O QUE É A AJEUMBÓ COPERATIVA DO POVO
É uma Cooperativa Mista, comunitária,
popular e decentralizada em núcleos de cooperação, grupos de trabalho, setores específicos e
filiais, desempenhando várias atividades em todo território nacional, nas comunidades
periféricas, quilombos, comunidades de terreiro e outras comunidades tradicionais
dentre outros grupos que historicamente praticam o comunitarismo, porém são excluídos
do modelo de organização econômica cooperativa empresarial. Áreas de atuação:
consumo, produção Industrial e agropecuária, trabalho e prestação de serviços,
comercialização, educação, cultura, habitação, projetos sociais, saúde, assistência social.
Dentre os aspectos essenciais do funcionamento de uma cooperativa temos os
cooperados, que são, de fato, o elemento fundamental nas cooperativas, formando o que é
conhecido como o “quadro social”.
Os cooperados são os membros proprietários da cooperativa, e eles são tanto
beneficiários quanto prestadores de serviços. E se beneficiam dos produtos ou serviços
oferecidos pela cooperativa, ao mesmo tempo em que contribuem para a produção,
prestação desses serviços e para a gestão.
Gestão Coletiva:
O princípio da gestão democrática é uma característica fundamental das cooperativas. A
administração é feita de forma coletiva em cada um dos seus setores, porém as decisões
administrativas, financeiras, políticas e estratégicas da cooperativa, são tomadas em conjunto
com o corpo diretivo e aprovadas pelo Conselho de Administração nas suas competências e
pela Assembleia Geral quando necessário.
Interesse Comum:
A essência das cooperativas é o princípio do interesse comum, onde os cooperados trabalham
juntos para atender às suas necessidades econômicas, sociais e culturais. É uma abordagem
empresarial diferente, porque utiliza a união de interesses e o bem comum para colaborar com
o desenvolvimento individual de todos os integrantes do seu quadro social, e, de toda a
comunidade. Veja bem, a cooperativa é um instrumento coletivo para o desenvolvimento de
todos inclusive no individual.
Em resumo, os cooperados são a base e o topo das cooperativas, desempenhando papéis
essenciais como proprietários, usuários, gestores e tomadores de decisões coletivas. A
dinâmica democrática e participativa é fundamental para o sucesso e sustentabilidade das
cooperativas.
A Cooperativa é um espaço coletivo e de gestão compartilhada em toda a sua estrutura, possui
uma organização administrativa, financeira e operacional, legal, estatutária e regimental,
devendo todos os integrantes que compõe o quadro social e os instrumentos de
organização e gestão, seguir à risca, as normas e os procedimentos estabelecidos, a fim
de garantir os objetivos e os interesses dos seus sócios cooperados e uma gestão qualificada,
eficiente, competitiva e transparente, é para isso que serve este documento:
.
2. O QUE É UM PROCEDIMENTO?
Procedimento é o modo como algo é executado, ou seja, como é feito o processo de determinada
coisa. Também pode referir-se a maneira como alguém deve agir numa situação específica
(modo de agir, trâmite, maneira, conduta, atuação, ação, comportamento, jeito, esquema, tática,
estratégia, metodologia e estratagema).
3. O QUE É PROCESSO?
Processo significa método, sistema, maneira de agir ou conjunto de medidas tomadas para
atingir algum objetivo. Processo é uma palavra relacionada com percurso, e significa “avançar”
ou “caminhar para a frente”.
Os processos empresariais são atividades organizadas e inter-relacionadas que são
realizadas para alcançar um objetivo específico dentro de uma empresa. Eles são parte
integrante da gestão empresarial e descrevem como as tarefas são executadas para
atingir metas e objetivos organizacionais.
Existem diferentes tipos de processos empresariais, incluindo processos operacionais
(relacionados à produção e entrega de produtos ou serviços), processos de suporte (como
recursos humanos, contabilidade, tecnologia da informação) e processos de gestão (envolvendo
planejamento estratégico, monitoramento de desempenho etc.).
A gestão eficaz dos processos empresariais é essencial para melhorar a eficiência, reduzir
custos, garantir a qualidade e alcançar os objetivos organizacionais. Muitas empresas adotam
abordagens como a melhoria contínua, o mapeamento de processos e a automação para
otimizar e aprimorar seus processos empresariais e as cooperativas não podem ficar de fora.
Conforme determina o Estatuto, a Ajeumbó Cooperativa do Povo, para atender aos objetivos do
quadro social, está organizada em estruturas de produção, consumo, prestação de serviços e
assistência social e técnica, através de setores específicos, núcleos de cooperação e consumo,
grupos de produção comercialização e trabalho, centros de distribuição e comercialização, além
de filiais, possuindo também estruturas de gestão coletivas, participativas, representativas e
técnicas conforme seu organograma.
4. GESTÃO E GOVERNANÇA – Tratando especificamente de gestão e governança cooperativa
e da organização dos procedimentos e processos internos, este documento visa atender as
seguintes questões:
• Políticas e Procedimentos:
o Políticas internas e procedimentos operacionais que orientem as atividades diárias
da cooperativa.
• Estrutura Organizacional:
o Estrutura organizacional indicando as funções e responsabilidades de cada
departamento ou equipe. Isto ajuda na delegação eficiente de tarefas.
• Comunicação Interna:
o Canais eficazes de comunicação interna para garantir que as informações fluam
adequadamente entre os membros, a administração e outros setores da
cooperativa.
• Gestão de Pessoas:
o Práticas eficazes de gestão de pessoas, incluindo processos de recrutamento,
treinamento, avaliação de desempenho e desenvolvimento profissional.
• Gestão Financeira:
o Procedimentos para a gestão financeira, incluindo, planejamento, orçamento,
contabilidade, controle de custos, resultados e prestação de contas.
• Controles Internos:
o Controles internos rigorosos para garantir a integridade dos processos, prevenir
fraudes e assegurar a propriedade intelectual e empresarial, além da conformidade
com normas e regulamentações legais e estatutárias.
• Avaliação de Desempenho:
o Sistemas de avaliação de desempenho para medir o progresso em relação aos
objetivos estabelecidos e identificar áreas que precisam de melhoria.
• Melhoria Contínua:
o Cultura de melhoria contínua, incentivando os membros e equipe a identificarem
oportunidades de aprimoramento nos processos e na eficiência operacional.
• Participação dos Membros:
o Participação ativa dos membros nas decisões e atividades da cooperativa,
reforçando a natureza democrática do modelo cooperativo.
A implementação eficaz desses elementos depende da compreensão e comprometimento de
todos os envolvidos na cooperativa. A liderança, a transparência e a colaboração são elementos-
chave para o sucesso na organização de procedimentos e processos de gestão em uma
cooperativa.
Na gestão de uma empresa convencional ou cooperativa, é necessário que as pessoas
que ocupem cargos de atendimento, coordenação ou direção em todos os setores,
conheçam a sua cooperativa, seus objetivos, negócios e serviços, além de toda a sua
estrutura de gestão, e ainda estejam qualificadas ou busquem qualificação continua nas
áreas em que atuam, e, que tenham perfil de liderança, iniciativa, vontade de ouvir,
aprender e capacidade de solucionar problemas, pois uma cooperativa é uma grande
prestadora de serviços e seu objetivo central é resolver os problemas dos cooperados.
Um bom gestor evita competição de certo ou errado, busca sempre a mediação de conflitos e
colabora sempre que possível com o outro colega para que os objetivos centrais sejam
atendidos. Se está ao nosso alcance resolvemos os problemas imediatamente, se não está,
compartilhamos com o grupo para que tenhamos a melhor solução.
5. ORGANOGRAMA AJEUMBÓ COOPERATIVA DO POVO
6. ATRIBUIÇÕES:
6.1 – COOPERADOS
Compõe o quadro social da cooperativa, são os proprietários do negócio,
e são os clientes e, ao mesmo tempo, prestadores de serviços, formam a Assembleia Geral. A
cooperativa existe para atender as suas necessidades econômicas, sociais e culturais. Têm
como tarefa, participar da gestão, produzir, consumir e prestar serviços através da cooperativa.
6.2 – AG – ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA OU EXTRAORDINÁRIA –
Órgão supremo da cooperativa, toma toda e qualquer decisão de interesse da entidade, é composta pelo quadro
social, que é conjunto dos cooperados em situação regular.
6.3 – CF – CONSELHO FISCAL – Órgão fiscalizador, independente aos órgãos de administração.
Atua fiscalizando, visando o melhor desempenho no que tange a transparência e ao controle dos
atos administrativos e financeiros internos e externos da cooperativa. É composto por 03 (três)
titulares e 03 (três) suplentes, cooperados e eleitos pela Assembleia Geral.
6.4 – CA – CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO – Órgão superior da administração da
cooperativa, representa a Assembleia Geral, é o órgão de governança responsável por tomar
decisões estratégicas e orientar as atividades da cooperativa, compete a ele a administração e
a decisão sobre qualquer interesse da cooperativa e de seus cooperados, tendo como principais
tarefas: definição de estratégias e objetivos, planos de ação, supervisão executiva de toda a
gestão e operação, aprovação do planejamento financeiro e de orçamentos e relatórios
financeiros, e administrativos gestão de riscos, nomeação de diretores e executivos e todos os
outros cargos não eletivos, políticas e normas internas, relações com membros e comunidade,
avaliação do desempenho e resultados, conformidade legal e regulatória e comunicação,
transparência, prestação de contas e criação de filiais, grupos, núcleos e setores específicos. É
composto por 08 (oito) cooperados eleitos pela AG, para os cargos de presidente, vice-
presidentes, diretores financeiros e diretores administrativos, com as seguintes funções:
a) PRESIDÊNCIA – Compõe o CA, e cabe a presidência a coordenação do CA e a
supervisão executiva de toda a estrutura administrativa, financeira e operacional da
cooperativa, além de baixar todos os atos administrativos e financeiros e nomear
todos os cargos não eleitos pela AG. Representa a cooperativa e o interesse do seu
quadro social interna e externamente. Cabe ainda a presidência, as relações com os
órgãos reguladores e as relações políticas e institucionais;
b) VICE- PRESIDENCIA EXECUTIVA – Apoiar o Presidente e gestar a cooperativa na
execução de suas atividades operacionais, econômicas e sociais, atuar como o
segundo em comando da cooperativa, apoiando o presidente, assumindo a gestão
e a supervisão das responsabilidades administrativas, financeiras e operacionais,
atuando conjuntamente ou isoladamente com o Presidente nas suas atribuições e
sendo o primeiro Vice-Presidente nos seus impedimentos e ainda colaborar com o
planejamento, implementação e supervisão do plano estratégico, fazer a supervisão
operacional, participar e supervisionar a gestão do orçamento da cooperativa,
incluindo a supervisão das finanças, contabilidade, relatórios e planejamentos
financeiros, fazer as relações institucionais, representar a cooperativa em questões
externas, incluindo negociações com parceiros comerciais, clientes, fornecedores,
órgãos reguladores e instituições governamentais, e ainda o desenvolvimento de
parcerias e a coordenação de programas e projetos;
c) VICE – PRESIDENCIA QUILOMBOLA – Apoiar o Presidente e representar os interesses
das comunidades quilombolas dentro da cooperativa, promover a inclusão e
igualdade, definir diretrizes para a utilização dos recursos em benefício dos
membros, incluindo a comunidades quilombolas, facilitar o acesso à formação e
capacitação, criando oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento técnico e
profissional às comunidades quilombolas, fortalecer o relacionamento com outras
organizações, buscando parcerias estratégicas com instituições governamentais ou
não governamentais que possam apoiar as iniciativas de desenvolvimento
sustentável das comunidades quilombolas e desenvolver projetos específicos de
integração que contribuem como desenvolvimento econômico e social dos
cooperados integrantes das comunidades quilombolas.
d) VICE–PRESIDENCIA DO POVO TERREIRO – Apoiar o presidente e representar os
interesses das comunidades de terreiro, auxiliar no desenvolvimento e
implementação das estratégias, políticas e planos da cooperativa visando contribuir
com o desenvolvimento econômico e sustentável do Povo de Terreiro, participar na
gestão financeira da cooperativa, definindo diretrizes da utilização dos recursos que
beneficiem as Comunidades do Povo de Terreiro, participar em comitês ou grupos
de trabalho ou grupos temáticos dentro e fora da cooperativa que visam discutir
questões específicas ao “povo de terreiro”, divulgar promover a cooperativa e o
cooperativismo comunitário dentro da comunidade do “povo de terreiro”, buscando
atrair novos membros e incentivar a participação ativa dos membros existentes,
desenvolver projetos específicos e negócios na cooperativa que contribuem como
desenvolvimento econômico e social dos cooperados integrantes das comunidades
do Povo de Terreiro.
e) DIRETORIA FINANCEIRA – Compõe o CA e desempenha um papel crucial na gestão
financeira da organização, adaptando suas responsabilidades para atender às
especificidades do modelo cooperativo, atuando no planejamento das ações
estratégicas, econômicas e financeiras da cooperativa, na gestão de riscos, no
desenvolvimento de modelos financeiros cooperativos, na conformidade e auditoria
cooperativa, nas negociações, na gestão de investimento, nos relacionamentos com
investidores, na captação de recursos, estratégias de financiamentos, no
desenvolvimento de produtos e serviços e na inovação e melhoria contínua.
f) DIRETORIA ADMINISTRATIVA – Compõe o CA, desempenha um papel fundamental na
gestão operacional, administrativa e patrimonial da organização, garantindo
eficiência, conformidade e alinhamento com os objetivos estratégicos que incluem a
formulação e supervisão do planejamento estratégico, o desenvolvimento de
políticas e procedimentos, a formulação e controle de processos, a gestão de
orçamentos e finanças, a elaboração e gestão de projetos, a gestão da tecnologia
de informação, na gestão do patrimônio, na admissão e gestão de pessoas, no
desempenho operacional e a conformidade legal e regulatória, e ainda, elabora e
guarda toda a documentação legal da cooperativa.
6.5 – CGE – COMITÊ DE GESTÃO E ESTRATÉGIA – Assessora o Conselho de Administração nas
questões administrativas e estratégicas e no planejamento, na auditoria de gestão e execução
das atividades da cooperativa, propondo estratégias, atuando na supervisão executiva,
acompanhando e avaliando a execução e os resultados, analisando os riscos e oportunidades,
aprovando e acompanhando o planejamento financeiro, as políticas e normas empresariais,
colaborando com a inovação e o desenvolvimento, e avaliando e contribuindo com o
desempenho corporativo. Composta por 03 (três) cooperados eleitos em AG.
6.6 – DIRETORIA DE EXECUTIVA FINANCEIRA – O gestor financeiro é o profissional graduado,
nomeado ou contratado para assessorar o diretor financeiro membro do CA, gerenciar monitorar
e controlar o fluxo dos ativos e passivos, deve fazer a gestão de tesouraria, os lançamentos e
relatórios financeiros e contábeis, o controle tributário e a análise de riscos.
6.7 – DIRETORIA EXECUTIVA ADMINISTRATIVA – O Diretor Executivo Administrativo é profissional
graduado, nomeado ou contratado, é responsável por executar todos os atos administrativos do
CA, gerenciamento das estruturas e do patrimônio, produção, publicação, circulação e guarda
documental, supervisão e implementação das estratégias, liderança operacional,
desenvolvimento e supervisão de procedimentos e processos organizacionais, gestão de
pessoas, registro e acompanhamento das relações e operações institucionais, relacionamento
com o quadro social, gestão de risco e pela comunicação estratégica, institucional interna e
externa.
6.8 – CONSELHO POLÍTICO – Assessora o CA e a presidência nas questões políticas
desempenhando um papel estratégico para a cooperativa na captação de financiamento público
e na construção de políticas públicas que atendam aos interesses do quadro social. Atuando na
construção de relações e na facilitação de acordos entre diferentes atores políticos, na
negociação política, lobby, construção de alianças, gestão de relacionamentos, análise política;
comunicação estratégica, resolução de conflitos, acompanhamento de legislação, assessoria
estratégica. É composto por um ou mais membros escolhidos pelo CA entre os cooperados.
6.9 – ASSESSORIA JURÍDICA – Assessorar o CA e demais órgãos administrativos da cooperativa nas
questões jurídicas gerais, protegendo os interesses legais da organização. Atuando na
elaboração e revisão de contratos, conformidade legal, questões de litígio, negociação e
resolução de conflito, propriedade intelectual, ética, empresarial e compliance, treinamento
interno, due diligence, contratação e demissão de pessoal, gestão de riscos. É composto por
profissional autônomo ou escritório competente preferencialmente especializado em
cooperativas.
6.10 – ASSESSORIA CONTÁBIL – Assessoria e/ou escritório, nomeada ou contratada, é responsável
pela escrituração fiscal, elaboração das demonstrações contábeis, registro e controle fiscal,
planejamento tributário, assessoria de questões trabalhistas, controle patrimonial, auditoria
interna, aconselhamento em decisões estratégicas, atualização fiscal periódica, documentação
contábil, treinamento e capacitação de operadores financeiros.
6.11 – DIRETORIA DE PROJETOS – Nomeado ou contratado, atua no desenvolvimento e
implementação de iniciativas que visam melhorar as condições sociais, econômicas ou
ambientais do quadro social da cooperativa e das suas comunidades. Desenvolvendo as
seguintes tarefas: planejamento estratégico de projetos, seleção e priorização de projetos,
identificação de oportunidades, desenvolvimento de projetos cooperativos, captação de
recursos, planejamento estratégico, engajamento dos cooperados, gestão de riscos,
monitoramento e avaliação, identificação de problemas sociais, elaboração de propostas de
projetos e coordenação de parcerias.
6.12 – DIRETORIAS DE SETORES ESPECÍFICOS – São as diretorias que administram as áreas
especificas de atuação econômica e social da cooperativa. Tem por função o desenvolvimento,
execução e acompanhamento de planos de estratégia e de ação, a fim de, desenvolver
atividades econômicas sustentáveis que gerem trabalho, renda, serviços e benefícios ao quadro
social, são elas:
• 6.12.1 – AGROPECUÁRIA – Nomeado ou contratado, a Diretoria de Produção Agropecuária
desempenha a gestão das atividades relacionadas à produção de alimentos, criação de
animais e fornecimento de insumos agrícolas aos membros da cooperativa. Suas
responsabilidades visam garantir a eficiência operacional, a sustentabilidade ambiental,
o bem-estar dos animais e a viabilidade econômica da produção. Suas tarefas são:
mapeamento produtivo e planejamento agrícola e pecuário, gestão de culturas e
pastagens, manejo pecuário, aquisição e gerenciamento de insumo, introdução, fomento
e desenvolvimento de tecnologias agrícolas, controle de pragas e doenças, gestão
ambiental e sustentabilidade, fomento e introdução de técnicas tradicionais de manejo e
produção, guarda e gerenciamento de banco de sementes crioulas, negociação e
comercialização de produção, apoio técnico aos cooperados, monitoramento e avaliação
de desempenho, educação, treinamento e gestão de projetos agrícolas.
• 6.12.2 – INDUSTRIAL – Nomeada ou contratada, a Direção de Produção Industrial, é
responsável pela gestão e supervisão das atividades relacionadas à produção nas
indústrias. Seu objetivo é assegurar a eficiência operacional, a qualidade dos produtos, o
cumprimento dos prazos e a maximização dos recursos disponíveis. As suas
responsabilidades incluem, planejamento da produção, gestão de processos, controle de
qualidade, manutenção Industrial, gestão de estoque, gestão de pessoas, implementação
de tecnologias industriais, segurança Industrial, sustentabilidade, logística Industrial,
avaliação de desempenho operacional e gestão de Projetos Industriais.
• 6.12.3 – PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – Nomeado ou contratado, a Direção de Prestação de
Serviços em uma cooperativa é responsável pela gestão e supervisão das atividades
relacionadas à oferta de serviços aos membros da cooperativa ou à comunidade em geral,
visa assegurar a qualidade, eficiência e satisfação dos beneficiários dos serviços
prestados. As responsabilidades e funções incluem planejamento de serviços,
desenvolvimento de novos serviços, gestão de relacionamento com clientes/membros,
qualidade dos serviços, treinamento e desenvolvimento da equipe, gestão de processos
de prestação de serviços, atendimento ao cliente/membro, coleta de feedback e
avaliação, gestão de contratos e acordos. A prestação de serviços engloba todas as
atividades próprias da cooperativa, de seus cooperados ou de terceiros parceiros que
disponibilizam serviços ao quadro social.
• 6.12.4 – TRABALHO – Nomeado ou contratado, a Direção de Trabalho, tem como objetivo
organizar os grupos de trabalho que prestam serviços para o conjunto da cooperativa ou
para terceiros, atuar na gestão de pessoas, na comunicação, na organização
administrativa dos grupos, na garantia das melhores condições de segurança e trabalho,
oferecer treinamento e qualificação continua, buscar por clientes e melhores rendimentos,
organizar a distribuição dos resultados, promover a participação de todos nas decisões.
• 6.12.5 – HABITAÇÃO – A Diretoria de Habitação, nomeada ou contratada, desempenha um
papel fundamental na realização do direito à moradia dos membros da cooperativa,
proporcionando condições habitacionais adequadas e contribuindo para o bem-estar e a
estabilidade da comunidade cooperativa, tendo como principais tarefas, desenvolvimento
de projetos habitacionais, financiamento e recursos, políticas de alocação, administração
de imóveis, assessoria jurídica, desenvolvimento sustentável, inclusão e acessibilidade,
relações com órgãos governamentais, programas de melhoria habitacional, educação e
conscientização, mediação de conflitos e avaliação de necessidades habitacionais.
• 6.12.6 – ASSISTÊNCIA SOCIAL – A Diretoria de Assistência Social nome ada ou contratada,
em uma cooperativa desempenha um papel essencial no desenvolvimento e na
implementação de políticas e programas voltados para o bem-estar social dos cooperados
e da comunidade em que a cooperativa está inserida. Suas principais funções incluem:
planejamento e coordenação de programas sociais, coordenar e implementar programas
sociais que atendam às necessidades dos cooperados e da comunidade, como
programas de assistência médica, odontológica, educacional, cultural e de lazer,
assistência aos Cooperados em situação de vulnerabilidade, promoção da qualidade de
vida, incentivo ao associativismo e à solidariedade, articulação com órgãos e entidades
sociais, avaliação de impacto social. A Diretoria de Assistência Social desempenha um
papel fundamental na promoção do bem-estar e na melhoria da qualidade de vida dos
cooperados e da comunidade, contribuindo para o fortalecimento dos princípios
cooperativistas de solidariedade, participação e responsabilidade social.
6.13 – CÂMARA TÉCNICA – A câmara técnica é formada por técnicos de diferentes áreas do
conhecimento e notório saber, indicados, voluntários ou parceiros, e nomeados, pelo Presidente
da cooperativa. E em uma cooperativa desempenham diversas funções importantes, sendo
responsáveis por fornecer conhecimento especializado e orientação técnica sobre questões
específicas relacionadas às atividades da cooperativa. As funções de uma câmara técnica
incluem: Assessoria especializada aos cooperados em suas atividades, buscando a melhoria e
qualificação e aos órgãos de governança e gestão da cooperativa, fornecendo informações e
recomendações técnicas fundamentadas para auxiliar na tomada de decisões, contribui ainda
com a elaboração de projetos e planos, capacitação e treinamento, pesquisa e inovação e
mediação de conflitos em algumas situações relacionadas a questões técnicas. Desempenha
um papel fundamental na assessoria técnica, na promoção da capacitação e no apoio à tomada
de decisões da cooperativa, contribuindo para sua eficiência, sustentabilidade e sucesso.
6.14 – COORDENAÇÕES DE PROJETOS – Subordinada a Diretoria de Projetos, cujo objetivo é a
coordenação da equipe de ideação e desenvolvimento de projetos, envolvendo diversas
responsabilidades que visam garantir a formulação de projetos de forma eficiente e eficaz.
6.15 – FILIAIS – São as unidades adicionais ou extensões da cooperativa que estão localizadas em
diferentes regiões geográficas, bairros, cidades ou até mesmo países. Essas filiais são criadas
para ampliar a presença e os serviços da cooperativa, atendendo a uma variedade de
necessidades e demandas locais, além de ser uma estratégia para aumentar a acessibilidade
aos serviços oferecidos, atender a diferentes públicos e expandir a influência da cooperativa.
Tendo como principais características e funções: promover expansão geográfica, acesso a novos
mercados, dar proximidade aos membros, garantir a diversificação de serviços e a promoção do
modelo cooperativo, permitindo a eficiência operacional, e respeitando a identidade local, e
assim, ampliando a participação cooperativa. A função específica das filiais dependerá dos
serviços prestados pela cooperativa mista e das necessidades das comunidades locais em que
estão inseridas.
6.16 – GRUPOS, NÚCLEOS DE CONSUMO, PRODUÇÃO, TRABALHO Rural e Urbano – São formados
pelos cooperados para o consumo, produção de bens e serviços de forma coletiva,
comercializam ou prestam serviços ao conjunto do quadro social ou a terceiros através da
cooperativa, obtendo os resultados econômicos e sociais oriundos do trabalho realizado, estão
organizados em Redes de Cooperação:
6.16.1 – REDE DE CONSUMO COMUNITÁRIO – Constituída por cooperados consumidores e
organizada através dos núcleos de cooperação e consumo presentes nos bairros dos centros
urbanos, onde os cooperados se organizam e demandam suas principais necessidades de
consumo. A Rede de Consumo Comunitário tem como principal função organizar os cooperados
para o consumo, garantir acesso a produtos com preço justo, qualidade e segurança alimentar:
• NÚCLEO DE COOPERAÇÃO E CONSUMO – O Núcleo é composto por pessoas físicas,
decentraliza as ações e participação na Cooperativa, são organizados nas comunidades,
respeitando a especificidade de cada território, com atuação de um raio de até 1 km Ø
(diâmetro) do entorno. Faz parte da estrutura decentralizada da cooperativa, é onde estão
lotados os cooperados e de onde os mesmos participam e acessam os serviços. Se
organiza através das lideranças e organizações sociais comunitárias presentes nestes
locais, assim, garantindo a participação direta e o envolvimento de toda a comunidade. O
Núcleo de cooperação e consumo tem a tarefa de popularizar o cooperativismo
comunitário e garantir o acesso de bens e serviços da cooperativa para trabalhadores,
organizações sociais e empreendimento econômicos e está organizado da seguinte forma
para sua gestão:
✓ COMITÊ GESTOR DE NÚCLEO – Composto por três entidades ou lideranças da
comunidade, tem por tarefa organizar o desenvolvimento do programa, assim como
auxiliar na organização dos cooperados.
✓ COORDENADOR OPERACIONAL DE NÚCLEO – Nomeado pelo CA, é o profissional
responsável por coordenar as operações da cooperativa na comunidade,
cooperando os moradores, organizando a comercialização, os produtos, o
estoque, e o envio dos pedidos dos cooperados. Responsável por liderar a equipe
de agentes de cooperação e distribuição, é responsável pela documentação
administrativa.
✓ AGENTES DE COOPERAÇÃO – Indicado pelo Comitê Gestor, mas selecionado e
contratado (CLT) pela cooperativa, irá executar o plano de ação/trabalho, é um
cooperado contratado com hora de trabalho remunerada. Sua tarefa é incluir o
maior número de pessoas da comunidade no sistema cooperativista comunitário
(cooperar pessoas), divulgar e comercializar os produtos e serviços da
cooperativa.
✓ AGENTES DE DISTRIBUIÇÃO- Indicado pelo Comitê Gestor, é selecionado pelo
Coordenador de operações com veículo próprio para pequenas entregas. Têm
como tarefa organizar a logística e distribuir aos cooperados os produtos
adquiridos pelo núcleo de cooperação e consumo.
6.16.2 – A REDE DO EMPREENDEDOR POPULAR – É formada por pequenos armazéns, mercadinhos,
quitandas, restaurantes, lanchonetes, quituteiras, e demais comerciantes e transformadores de
alimentos das comunidades periferias urbanas, produtores artesanais, produtores culturais,
grupos de ECOSOL, prestadores de serviços e comerciantes de outros produtos e prestadores
de serviço, organizações com e sem fins lucrativos (empresas, associações, creches, cozinhas
comunitárias, sindicatos) que atuam na comunidade ou não, Comunidades de Terreiro,
constituídas através do Mercado do Ajeum. (mercado de atacado compras online).
✓ O Empreendedor Popular – cooperados que prestam serviços de forma individual ou
coletiva, pertencentes a diferentes setores e segmentos, exercem importante papel no
desenvolvimento territorial nas comunidades e nas cidades, seja na economia, gerando
trabalho e riqueza, através de pequenos negócios locais familiares ou, no acolhimento e
apoio social realizado por entidades da sociedade civil organizada de cunho religioso,
comunitário ou representativo. Engloba, portanto, os pequenos negócios familiares,
principalmente os do varejo e transformação de alimentos, as comunidades de terreiro e
as entidades e organizações sem fins lucrativos que atuam no território.
✓ A Rede do Empreendedor Popular tem como principal função, organizar o abastecimento
de produtos e serviços para os cooperados, fornecer insumos e produtos necessários ao
tipo de atividade de cada empreendimento e colaborar com o desenvolvimento dos
empreendimentos populares com ou sem fins lucrativos.
6.16.3 – A REDE DO PRODUTOR FAMILIAR, CAMPONÊS E QUILOMBOLA – É formada por Núcleos de
produção quilombola da cooperativa, Agricultores familiares e camponeses cooperados da
Ajeumbó Cooperativa do Povo, Setores específicos de produção, beneficiamento e
industrialização da cooperativa e por pequenos e médios produtores parceiros, cooperativas,
centrais cooperativas, agroindústrias, produtores artesanais, pequenas e médias indústrias
através da intercooperação.
✓ A Rede do Produtor Familiar, Camponês, Quilombola, tem como principal função
abastecer os cooperados das mais redes com produtos, materiais primas e insumos, ao
mesmo tempo em que também consome, organiza sua produção de forma sustentável e
aumenta a renda dos trabalhadores do campo.
✓ Os grupos, núcleos e setores de produção da cooperativa estão organizados para sua
gestão da seguinte forma:
✓ COORDENADOR ADMINISTRATIVO DE GRUPO – Eleito pelo grupo, é responsável por todas
as questões administrativas e da emissão, guarda, publicação e envio a sede de toda a
documentação produzida, faz a relação entre grupo e a administração central da
cooperativa, coordena as reuniões e verifica a execução do planejamento específico do
grupo e da cooperativa.
✓ COORDENADOR OPERACIONAL DE GRUPO – Eleito pelo grupo, tem a tarefa de coordenar,
supervisionar as atividades e operações econômicas, garantindo os processos e o
planejamento específico do grupo e da cooperativa.
6.17- CDA – CENTRO DE DISTRIBUIÇÃO E ARMAZENAMENTO AGRICOLA – É uma instalação que
desempenha um papel crucial na gestão eficiente dos produtos agrícolas produzidos pelos
membros da cooperativa. Esse centro é projetado para facilitar o armazenamento temporário, o
manuseio adequado e a distribuição dos produtos agrícolas, ajudando a maximizar o valor
agregado e a eficiência na cadeia de abastecimento. Funções associadas a um Centro de
Distribuição e Armazenamento Agrícola em uma cooperativa são: recepção de produtos
agrícolas; armazenamento adequado; gestão de inventário; consolidação de produtos;
ordenação e separação; manuseio especializado; controle de qualidade; uso de tecnologia de
informação; distribuição e logística eficiente para os CDs urbanos; treinamento e apoio aos
membros; sustentabilidade e conservação; feedback aos membros; armazenamento seguro;
gestão de inventário; consolidação de cargas; implementa técnicas de manuseio adequado,
refrigeração, armazenamento específico e conservação de produtos agrícolas.
6.18 – CD – CENTRO DE DISTRIBUIÇÃO – É uma instalação logística projetada para receber,
armazenar, processar, empacotar e distribuir produtos agrícolas e industrializados. É estratégico
para a gestão eficiente da cadeia de abastecimento, garantindo que os produtos cheguem aos
destinos de maneira eficaz e, em conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos.
Suas funções são: recepção de produtos; armazenamento adequado; gestão de inventário;
processamento e empacotamento; ordenação e separação; manuseio especializado; controle
de qualidade; uso de tecnologia de informação; distribuição eficiente e toda a logística de
transporte; uso de técnicas de sustentabilidade e conservação; monitora e avalia o desempenho
operacional, identificando oportunidades de melhoria e otimização dos processos.
6.19 – CI – CENTRO DE INDUSTRIALIZAÇÃO – É uma instalação que tem como objetivo agregar valor
aos produtos agrícolas ou outros produtos primários produzidos pelos membros da cooperativa.
Este centro realiza atividades de processamento, transformação e, muitas vezes, embalagem,
permitindo que os produtos sejam comercializados em formas mais refinadas ou prontas para o
consumo. As principais funções: processamento de matérias-primas; produção de produtos
derivados; controle de qualidade; embalagem e rotulagem; desenvolvimento de produtos;
padronização de produtos; armazenamento temporário; distribuição e logística; certificações e
conformidade; treinamento e capacitação; gestão de resíduos; promoção de produtos.
7. PROCEDIMENTOS E PROCESSOS INTERNOS E EXTERNOS POR SETOR
Para a realização dos seus objetivos, de prestar serviços, integrar e desenvolver economicamente seu
quadro social contribuindo para desenvolvimento dos seus territórios e de suas comunidades, é
necessário que tenhamos organização e fluxos internos de administração e operação, assim garantindo
a máxima eficiência e transparência nas ações dos cooperados ou demais colaboradores que compõe a
gestão e coordenação das atividades.
7.1– COOPERADOS:
A admissão de cooperados como tudo na cooperativa e gerida por Lei e pelo estatuto, devendo seguir
algumas premissas como, acesso aos documentos da cooperativa, como estatuto e regimento interno,
existência de manual do cooperado e ainda material que oriente e facilite o acesso aos serviços e a
participação na gestão da cooperativa, portanto os procedimentos a abaixo devem sempre ser seguidos:
7.1.1- PROCEDIMENTO EXTERNO DE ADMISSÃO DE COOPERADOS (Cooperação)
• Através de links disponibilizados no site da cooperativa – preenche o termo de
adesão, digitaliza o documento de identidade, faz a fotografia, opta pela forma de
pagamento da cota parte, assina o documento, assiste o curso digital sobre
economia solidária, cooperativismo e a cooperativa Ajeumbó, recebe o link de
acesso aos documentos (Estatuto, Manual do Cooperado, Regimento Interno)
envia o termo de adesão para a cooperativa;
• Através dos agentes de cooperação, estes disponibilizam o link e inserem os
cooperados em sua carteira;
• Os cooperados jurídicos efetuam o termo de adesão presencialmente através dos
agentes de cooperação ou agentes específicos.
7.1.2 – PROCEDIMENTO INTERNO DE ADMISSÃO DE COOPERADOS (Cooperação)
• Download do termo de adesão e arquivamento na pasta correspondente ao estado,
cidade, bairro e núcleo;
• No termo de adesão deve constar o código de identificação do núcleo ou setor
específico para identificação e posterior armazenamento em local próprio;
• Impressão do relatório diário de cooperação e inclusão no livro de matrícula e
homologação pelo presidente.
• Obs.: Backup diário do sistema online
• E implementação do programa de proteção e tratamento de dados pessoais;
7.2 – PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS
As Diretorias, Departamentos ou quaisquer setores precisam ter uma organização básica do seu
trabalho e um fluxo interno, diário, semanal e mensal padrão, para ajudar a guiar as suas
atividades e garantir o desempenho, eficiência e transparência que uma empresa cooperativa
precisa ter. Cada diretoria, departamento e setor deve, obrigatoriamente, apresentar a Diretoria
Administrativa um plano estratégico e um plano de ação específico a sua organização, em curto,
médio e longo prazo, para acompanhamento das ações e avaliação do rendimento ao final de
cada período. Este documento deverá ser entregue no prazo previamente estabelecido pela
Diretoria Administrativa.
a) REUNIÕES DEPARTAMENTAIS E AGENDAS EXTERNAS:
1. Toda e quaisquer reuniões entre setores internos da cooperativa, bem como, as agendas
externas, devem ser documentadas em relatório próprio, (disponível nas pastas dos setores no
sistema administrativo).
2. Se houver solicitação de reunião por escrito (e-mail) deverá ser enviada cópia para a
Diretoria Administrativa.
3. Os Relatórios/Atas devem ser enviados imediatamente ao final das reuniões à Diretoria
Administrativa, para registro, numeração, arquivamento e publicação no grupo operacional.
4. Todos os encaminhamentos registrados no relatório devem ser incluídos na pauta das
reuniões executivas operacionais conjuntas da cooperativa que acontecem nas segundas-feiras,
às 9 horas, para deliberação (aprovação, reprovação ou reformulação).
b) REUNIÕES EXECUTIVAS OPERACIONAIS CONJUNTAS:
1. As reuniões executivas operacionais conjuntas acontecem todas as segundas-feiras, às 9
horas, (Agendas da semana, informes, adendas anteriores, pautas urgentes, acompanhamento
e ajuste das tarefas) e as quartas e quintas feiras as 20 horas para deliberação de pautas
especificas, de forma hibrida conforme determinar a Presidência, independentemente de aviso
anterior. OBS: Os assuntos tratados independentemente se notificação de agenda, informes ou
pauta específica geram automaticamente encaminhamentos. O tempo para exposição de pauta
e de 5 minutos e o temo para debate é de 3 minutos para cada debatedor inscrito;
2. Participam obrigatoriamente dessa reunião todas as Diretorias Executivas, o CA- Conselho
de Administração e o CGE – Comitê de Gestão e Estratégia e membros da Câmara Técnica e
das Assessorias, bem como outros setores convidados;
3. Todas as pautas referentes a reunião devem ser enviadas pelos Departamentos à Diretoria
Administrativa, no máximo até as 16 horas de sexta-feira;
4. A Diretoria Administrativa incluirá na pauta da reunião os encaminhamentos das reuniões
externas e departamentais, constantes nos relatórios/atas que forem enviadas até as sextas
feiras as 16 horas;
5. No caso de haver necessidade de incluir uma pauta que não foi enviada anteriormente,
esta inclusão deverá ser aprovada no início da reunião;
6. A reunião executiva operacional deve ser aberta/encerrada pela Presidência e deverá ser
coordenada pela Diretoria Administrativa, que acordará inicialmente o tempo da reunião, relatará
as pautas e organizará as inscrições, controlará o tempo e registrará os encaminhamentos e
outras observâncias relevantes em relatório/ata.
7. As decisões que gerarem tarefas serão inclusas no relatório de tarefas de cada setor, e a
eles enviado com cópia para a Vice – Presidência Executiva, caberá também a Diretoria
administrativa gerar esta tarefa no SharePoint administrativo e atribuir aos responsáveis.
8. As decisões tomadas nas reuniões executivas operacionais terão validade para execução
imediata, conforme decisão do CA- Conselho de Administração.
9. As decisões tomadas nas reuniões executivas operacionais serão enviadas ao CA –
Conselho de Administração que fará a ratificação, alteração ou impugnação das mesmas na
reunião do CA subsequente a operacional;
c) REUNIÕES DO CA- CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
1. As reuniões do CA acontecem às terças-feiras, de quinze em quinze dias, (conforme
calendário prévio, sem necessidade de convocação) sempre às 9 horas, de forma presencial na
sede da cooperativa, ou, às 20 horas de forma digital, conforme determinar a Presidência.
2. Poderão ocorrer reuniões extraordinárias convocadas pela Presidência ou CF – Conselho
Fiscal, sempre que estes entenderem necessário.
3. As reuniões do CA terão o seguinte formato de pauta – Abertura da reunião, declaração
de presentes (com quórum presente), leitura da ata anterior, informes, aprovação das
deliberações das reuniões executivas operacionais, pautas urgentes, pautas especificas e
encaminhamentos, leitura dos encaminhamentos e encerramento;
4.O tempo para exposição de informes e pauta é de 5 minutos e o tempo para debate é de 3
minutos para cada debatedor inscrito com direito a réplica;
5. Participam obrigatoriamente dessa reunião todos os membros do CA- Conselho de
Administração e os demais setores quando convocados e terceiros quando convidados;
6. Todas as pautas referentes a reunião devem ser enviadas pelos Conselheiros à Dir.
Administrativa no máximo até as 16 horas da sexta-feira anterior a reunião;
7. No caso de haver necessidade de incluir uma pauta que não foi enviada anteriormente,
esta inclusão deverá ser aprovada no início da reunião;
8. A reunião ordinária e extraordinária do CA deve ser aberta/encerrada pela Presidência e
deverá ser coordenada pela Diretoria Administrativa, que acordará inicialmente o tempo da
reunião, relatará as pautas e organizará as inscrições, controlará o tempo e lavrará a Ata
deliberativa numerada;
9. A Ata deliberativa deverá ser assinada de forma presencial por todos os presentes à
reunião, e, em caso de reunião remota/virtual o Dir. Administrativo assinará presencialmente e
os demais de forma digital, sendo, a ata arquivada em livro próprio de atas do CA- Conselho de
Administração;
10. As deliberações do Conselho de Administração após serem lavradas em Ata numerada,
poderão gerar resoluções, circulares, atos administrativos, termos ou outros documentos para
cumprimento e regulamentação das deliberações sempre que o conselho assim decidir, quando
então deverão ser assinados pelo Presidente e pelos Diretores das áreas correspondentes aos
assuntos tratados.
11. As deliberações do CA- Conselho de Administração tem força de lei na cooperativa, e
deverá à Dir. Administrativa providenciar o imediato cumprimento, destinação, publicação e
arquivamento.
d) REUNIÕES INTERNAS DAS DIRETORIAS, DEPARTAMENTOS, CONSELHOS, COMITÊS E SETORES
As Diretorias, Setores e Departamentos devem desenvolver organização interna própria, feita
em parceria com a Diretoria Administrativa, a fim de estabelecer os fluxos necessários dentro de
cada setor para atender as especificidades de cada área de atuação, porém devem seguir
algumas premissas padrão a todo, conforme abaixo descrito:
1. As reuniões internas de departamentos e /ou setores serão organizadas pelos
próprios membros e deve acontecer, no mínimo, a cada 15 (quinze) dias;
2. Estas reuniões devem ser registradas em relatório próprio do setor, contendo
informações necessárias para o entendimento geral da reunião;
3. Deverá ser encaminhado uma cópia via e-mail para a Diretoria Administrativa;
4. O CGE – Comitê de Gestão e Estratégia necessita reunir-se toda vez que convocado
ou haver sido demandado pelo CA para análise/parecer e contribuição;
5. Todos os setores devem possuir planilha de tarefas utilizando o método 5W2H;
OBS: Todos os setores devem desenvolver plano de ação, efetuando planejamento das
suas tarefas, a fim de permitir organização, acompanhamento e execução em tempo das suas
entregas a cooperativa;
e) CORRESPONDÊNCIA INTERNA E EXTERNA
1. Toda e quaisquer correspondência tanto interna quanto externa deverá ser enviada
através de e-mail institucional;
OBS: Somente será aceita e validada a correspondência digital executada por esse
método.
2. As correspondências devem conter a devida assinatura de quem envia e a indicação
para onde será enviada;
3. Cada setor deverá manter sua correspondência anexada em pasta própria,
devidamente identificada em arquivo ativo, no ano em curso, e no arquivo passivo do ano
anterior;
4. Os grupos de WhatsApp por setores servem para uma troca de informações mais
objetivas, rápidas e eficientes, porém, toda e qualquer decisão, determinação, deverá constar
em documento próprio (relatórios, atas, por exemplo).
5. Os grupos de WhatsApp são exclusivamente para uso profissional, para informações,
recados, publicação de documentos, organização de atividades, envio de fotos referente a
atividades, não sendo permitido envio de ícones, vídeos, folders ou qualquer outro que não tenha
relação com a trabalho;
5. Toda e qualquer correspondência física deve ou digital deve ser numerada em ordem
crescente constando o número e o ano (000/00) e deve ser registrada em livro ou tabela própria
constando o número a data, assunto, remetente e destinatário, se físico ou digital e o meio de
envio – Correio físico ou digital;
6. Nos casos de correspondência física o livro de protocolo deve ser adotado para
comprovação do envio;
f) PRODUÇÃO, PUBLICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
1. Todo e quaisquer documento produzido, seja por qual setor, deverá conter o timbre da
Ajeumbó Cooperativa;
2. É de praxe a identificação de quem envia e de quem recebe a comunicação além de
datas e local e, também, deve constar o registro de recebimento de tal documento;
3. O arquivamento se dará em pastas próprias e identificadas pelo setor em arquivo ativo
bem como no passivo quando do encerramento do ano em curso.
4. Os documentos produzidos de forma digital devem ser arquivados no SharePoint na
Diretoria Administrativa na pasta correspondente a cada diretoria – setor – assunto, sendo que
a organização interna da pasta fica a critério da diretoria ou setor.
5. O uso do sistema indicado pela Cooperativa é obrigatório para produção, gestão,
arquivamento e compartilhamento de documentos.
6. Na utilização de documentação física, o envio entre setores deve ser feito mediante
livro de protocolo de cada setor;
7. Os documentos digitais devem ser assinados da seguinte forma dependendo do seu
conteúdo e finalidade:
✓ Documentos internos – Assinatura pelo ZapSign de uso da cooperativa, ou
certificado digital do GOV.BR.
✓ Atas Deliberativas e demais documentos do conselho, referentes a atos como
nomeações, constituição de setores, devem ser assinadas por certificado digital
(todos os Conselheiros devem possuir certificado digital);
g) GESTÃO DE PESSOAL
A gestão de pessoas é estratégica para a cooperativa, na maioria dos casos são os próprios
cooperados, os donos da cooperativa que prestam serviços ao conjunto do quadro social,
assumindo as atividades de gestão e operação, e devem ser muito valorizados, assim como, os
colaboradores contratados e não cooperados, pois o que importa são as pessoas e o que
fazemos por elas através do nosso trabalho, essa é a função da cooperativa e motivo da sua
existência, prestar serviço aos cooperados Embora seja fato incontestável que necessitamos o
mais breve possível profissionalizar principalmente a gestão da cooperativa para garantir além
de eficiência e qualidade nas ações e cumprimento dos seus objetivos, o sucesso do nosso
projeto. E para que isso aconteça é necessário no que tange a gestão de pessoas fazer:
1. Plano de Gestão de Pessoas onde deve constar:
• Planejamento de recursos humanos identificando as necessidades de recursos
humanos da cooperativa. Isso inclui determinar o número certo de funcionários,
habilidades necessárias e funções específicas;
• Processo de recrutamento e seleção através de recrutamento abrangente para
atrair talentos adequados, identificando lideranças, profissionais e expertises
preferencialmente entre os próprios cooperados e entre parceiros;
• Processo de desenvolvimento profissional dos colaboradores através de
treinamentos, workshops e programas de qualificação, capacitação e
desenvolvimento de competências;
• Processo de comunicação efetiva e transparente entre a administração e os
colaboradores. Isso inclui fornecer feedback regular, comunicar mudanças na
organização e garantir que as preocupações dos colaboradores sejam ouvidas
e abordadas;
• Desenvolvimento de instrumentos de motivação, engajamento e
reconhecimento do desempenho dos colaboradores;
• Desenvolvimento de um sistema de gestão de conflitos através de políticas e
procedimentos para lidar com conflitos no local de trabalho de forma rápida e
eficaz, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo;
• Instrumentos de promoção da saúde e segurança dos funcionários, garantindo
que todos os padrões de segurança sejam cumpridos e oferecendo treinamento
adequado sobre práticas seguras de trabalho;
• Processo de avaliação de desempenho que promova avaliações de
desempenho regulares para fornecer feedback aos funcionários sobre seu
trabalho e identificar áreas de melhoria;
• Instrumentos para promoção de uma cultura organizacional que promova uma
cultura organizacional positiva que valorize a cooperação, o trabalho em equipe
e o respeito mútuo;
• Programa de desenvolvimento de liderança dentro da cooperativa, fornecendo
oportunidades de crescimento e capacitação em habilidades de liderança.
h) FLUXO DE IDEAÇÃO E CONSTRUÇÃO DE PROJETOS
No processo de desenvolvimento de projetos, a etapa inicial é a ideação, na qual são geradas e
exploradas diversas ideias para solucionar um determinado problema ou alcançar um objetivo.
A partir dessa fase, é possível construir o projeto de forma estruturada e eficaz. Neste
documento, descreveremos o fluxo recomendado para a ideação e construção de projetos:
1. Geração de Ideias:
• A Diretoria de projetos realizara sessões criativas em equipe ou individualmente em todas
as estruturas da cooperativa, para gerar uma variedade de ideias relacionadas ao
problema/objetivo específicos dos cooperados ou a possíveis oportunidades de negócios,
onde os participantes compartilharem livremente suas sugestões sem julgamentos ou
restrições neste momento.
OBS: Não há qualquer impedimento de que os cooperados ou gestores possam procurar
o setor de projetos e apresentar propostas, ideia e soluções, que serão por obvio
acolhidas e analisadas pelo setor, garantindo assim a admissão de novas ideias, o livre
pensamento, a inovação e as novas oportunidades de negócios e desenvolvimento social;
2. Acolhimento das ideias:
• A Diretoria de Projetos e sua equipe devera acolher as ideias e fazer a seleção das
melhores, utilizando critérios pré-definidos (como viabilidade técnica, custo-benefício e
alinhamento com os objetivos da cooperativa) para classificar as ideias mais promissoras.
3. Desenvolvimento preliminar:
• A equipe de projetos fara o desenvolvimento das melhores ideias selecionadas
anteriormente, transformando propostas mais detalhadas por meio da elaboração inicial
dos planos preliminares do projeto.
4. Avaliação e contribuição dos sujeitos:
• Após desenvolver os planos preliminares, a equipe deverá fazer a avaliação cuidadosa
juntamente com todas as partes interessadas envolvidas no projeto, como forma de
devolução e de participação contributiva de todos os sujeitos, analisando os possíveis
riscos, considerando os feedbacks recebidos durante as revisões e realizando os ajustes
necessários.
5. Refinamento do Projeto Finalizado.
• Com base nas revisões feitas pelos stakeholders envolvidos no passo anterior, deverá ser
feito o refinamento dos planos preliminares até chegar à versão finalizada do projeto.
6. Aprovação do CA e formação de banco de projetos
• Após a finalização do projeto este deve ser apresentado ao CA, que fara a aprovação e
deliberará dobre a sua implantação;
• Permanente monitoramento e acompanhamento de editais públicos e privados bem como
programas governamentais (municipal, estadual e federal) através da equipe de projetos;
• A equipe de projetos deverá formar um banco de projetos.
i) INGRESSO NAS REDES DE CONSUMO, DE EMPREENDIMENTOS E DE PEQUENOS PRODUTORES
As redes de cooperação têm o objetivo de organizar os cooperados conforme o tipo de atividade
que exerce e o interesse que ele tem em relação a cooperativa, se consumo, comercialização,
produção, embora possam exercer todas as atividades ao mesmo tempo, mas será sempre
organizado a partir da sua atividade principal:
✓ A Rede de Consumo Popular – Organizada para o consumo pessoa física de bens e
serviços
✓ A Rede do Empreendedor Popular – Organizada para o consumo pessoa jurídica de
bens e serviços, bem como para comercializar e prestar serviços aos cooperados e
terceiros através da cooperativa;
✓ A Rede do Pequeno Produtor Quilombola, Agricultor Familiar e Camponês –
Organizada para o consumo de insumos de produção agropecuária e para o fornecimento
de produtos in natura e beneficiados para os cooperados e terceiros através da
cooperativa. Também integra os fornecedores parceiros pela intercooperação;
1.Os cooperados pessoa física, são vinculados imediatamente após a homologação de
sua cooperação a rede de consumo através do núcleo de cooperação e consumo mais próximo
da sua residência, e, ficara lotado e vinculado a ele para aquisição de bens e serviços, bem como
para a participação na gestão e na vida social da cooperativa;
2. Os cooperados são registrados em livro e pasta própria identificando, estado, cidades,
bairro, núcleo;
3. Os cooperados empreendedores populares como pessoa física constarão da relação
de cooperados consumidores dos núcleos de cooperação, porém como produtor seja de
produtos ou serviços, formal ou informal, será integrado a rede de empreendedores populares
em livro e registro próprio organizados por estado, cidade, bairro, ramo de atividade e constando
os dados específicos dos seus empreendimentos para uso de planejamento e ação da
cooperativa;
4. Os Cooperados produtores quilombolas ou agricultores familiares e camponeses, serão
registrados nos núcleos de produção correspondentes conforme estado, cidade, núcleo, tipos de
produção, e em livro de registro e cadastro próprio;
5. Os demais integrantes da rede vinculados pelo processo de intercooperação ou
parceria para fornecimento de produtos e serviços, integrantes da Rede do pequeno produtor
serão registrados em cadastro e livro próprio de fornecedores constando dados específicos além
de estado, cidade, ramo, produto ou serviço etc
.
OBS: Os canais e instrumentos de acesso a bens e serviços da cooperativa são construídos
para atender os diferentes grupos que compõe a cooperativa:
✓ Consumidores pessoa física – Núcleos de cooperação e consumo para compras
coletivas e empreendimento populares para compras individuais;
✓ Empreendimento Populares (Pessoa Jurídica, formal ou informal) – Canal de compras
coletivas por atacado;
✓ Produtores Rurais: Canal de compras coletivas por atacado.
j) PROCESSO DE INSTALAÇÃO DE NÚCLEOS DE COOPERAÇÃO, CONSUMO E NÚCLEOS DE PRODUÇÃO
A cooperativa está organizada de forma descentralizada para a realização de seus objetivos em
núcleos de cooperação e consumo, núcleos e grupos de produção e trabalho, onde os
cooperados desempenham suas atividades, sejam elas apenas consumo, comercialização,
produção ou todas ao mesmo tempo. E para que essas diferentes formas de organização dos
cooperados existam é necessário a realização de um processo administrativo de organização e
homologação, a partir do:
✓ Interesse dos cooperados nos produtos e serviços da cooperativa;
✓ interesse ou necessidade de organizar as atividades para acessar ou fornecer
produtos e serviços ao quadro social da cooperativa ou a terceiro através dela;
✓ interesse estratégico da cooperativa;
O Cumprimento de etapas administrativa de organização:
1.Solicitar em documento próprio o início do processo de instalação de núcleos, por
vontade de cooperado, grupos de cooperados ou por ato de ofício do CA;
2.Realizada solicitação o CA fara a avaliação do interesse da cooperativa e remetera o
processo ao setor competente para conclusão a partir do manual próprio de constituição de
núcleo/grupo, em concluído o setor devolvera ao CA que faça aprovação e homologação;
3. Os documentos originados serão arquivados em pasta própria que identificará estado,
cidade, bairro, nome do núcleo além de gerar código de identificação do núcleo;
4. Os núcleos e grupos deverão possuir livro de registro e emissão da numeração que os
identifica e a matrícula dos cooperados será vinculada sempre ao mesmo (0000/000) – Matrícula
– Código núcleo;
k) FUNCIONAMENTO DOS NÚCLEOS DE COOPERAÇÃO E CONSUMO
Os núcleos de cooperação e consumo são estruturas internas de organização e descentralização
da cooperativa e servem para facilitar o acesso de bens e serviços e a participação dos
cooperados nas atividades e na gestão da cooperativa. Esses núcleos são formados pelos
cooperados tendo como objetivo promover a cooperação, compartilhar conhecimentos e
recursos, e desenvolver atividades relacionadas aos seus interesses. Para melhor organização
dos núcleos é necessário documento próprio: Manual de Instalação e Organização de Núcleos
de Cooperação e Consumo, Produção e Grupos de Trabalho, e que conste as seguintes
orientações:
✓ Processo de constituição;
✓ Organização (espaço, equipamentos);
✓ Funcionamento da Gestão;
✓ Forma e Fluxo de Trabalho;
✓ Formas de participação social dos cooperados
✓ Acesso a bens, produtos e serviços;
✓ Acesso à educação popular permanente;
l) FUNCIONAMENTO DOS NÚCLEOS E GRUPOS DE PRODUÇÃO E TRABALHO
Os núcleos e grupos de produção e trabalho em uma cooperativa são unidades organizacionais
que desempenham papéis específicos na realização das atividades da cooperativa. Eles são
componentes essenciais da estrutura operacional de uma cooperativa e desempenham funções
importantes no processo de produção e prestação de serviços:
✓ Núcleos de Produção: são unidades dentro da cooperativa responsáveis pela realização
das atividades de produção de bens ou serviços mediante os critérios, como tipo de
produto, processo de produção, localização geográfica, entre outros.
✓ Grupos de Trabalho: são equipes formadas por membros da cooperativa que
colaboram em projetos específicos ou tarefas relacionadas, podem ser temporários ou
permanentes, dependendo das necessidades da cooperativa. Podem atuar na produção
ou comercialização de produtos, prestação de serviços, implementação de projetos para
a cooperativa ou para terceiros mediante contratação da cooperativa;
a) Processo de constituição: Por solicitação dos cooperados ou por ato de ofício do CA
conforme o Manual de Instalação e Organização de Núcleos de Cooperação e
Consumo, Produção e Grupos de Trabalho;
b) Organização (espaço, equipamentos): Os Espaços e equipamentos dependem do tipo de
atividade, e se, de organização própria dos cooperados ou da cooperativa e seguem plano
e modelos de negócio próprio;
c) Funcionamento da Gestão: A gestão é sempre feita por no mínimo dois coordenadores
eleitos pelo grupo ou nomeados pelo CA, um administrativo e outro operacional e suas
funções já são definidas no início desse documento;
d) Forma e Fluxo de Trabalho: Definido conforme a natureza da atividade e modelo de
organização, se próprio do núcleo ou grupo ou se da cooperativa, além do tipo de negócio
e do planejamento estabelecido;
e) Formas de participação social dos cooperados: Conforme tipo de atividade e modelo de
organização, porém dos grupos e núcleos precisam ter reuniões periódicas e a tomada
de decisões e organização do trabalho deve ser feita de forma coletiva exceto as que
sigam as decisões das assembleis gerais assembleias de organização do trabalho;
f) Acesso a bens, produtos e serviços: através dos instrumentos e canais que estão em
construção pela cooperativa;
g) Acesso à educação popular permanente: A cooperativa sempre disponibilizara assistência
técnica própria, bem como através de parcerias e deverá desenvolver programa de
educação permanente que garanta o acesso a oficinas, EAD, cursos, seminários e outros
instrumentos de informação e formação, técnica, econômica e social;
m) CÂMARA TÉCNICA – FUNCIONAMENTO, PARTICIPAÇÃO, MOBILIZAÇÃO E INTERAÇÃO
Câmara Técnica é um órgão de caráter consultivo de auxílio técnico que tem como objetivo
promover a discussão e a tomada de decisões sobre questões técnicas e específicas
relacionadas a uma determinada área, atividade, projeto. O funcionamento da câmara técnica
deve envolver reuniões periódicas no intuito de discussão e análise dos assuntos em pauta
relacionados aos projetos da cooperativa. Essas reuniões podem ser presenciais ou virtuais,
dependendo das circunstâncias e das preferências dos membros, é composta por especialistas,
profissionais ou cooperados que possuam notório saber na área em questão. Esses participantes
são convidados, voluntários, parceiros, contratados ou nomeados;
Mobilizar os cooperados para a participação na câmara técnica é importante, através de
comunicação clara e objetiva sobre os assuntos em pauta e seus potenciais impactos para o
alcance dos objetivos da cooperativa. Além disso, é fundamental criar um ambiente acolhedor e
transparente que incentive o engajamento ativo dos cooperados.
A interação entre os cooperados durante as reuniões da câmara técnica pode ocorrer por meio
de debates, apresentações de estudos de caso, troca de experiências ou qualquer outro formato
adequado ao objetivo da discussão. A interação também pode se estender além das reuniões
por meio do compartilhamento de informações relevantes, plataformas online ou grupos
específicos.
O seu funcionamento depende da formação de um Banco Técnico e de Saberes, captado
principalmente de forma voluntaria e com registro de uma base detalhada das áreas de atuação
e expertises, da realização regular de reuniões presenciais ou virtuais com uma participação
diversificada dos membros, da interação entre os gestores e cooperados da cooperativa com
esses técnicos que deve acontecer mediante a seguintes atividades:
1.Levantamento e registro do corpo técnico da cooperativa em Banco Técnico e De
Saberes;
2.Manutenção de Grupo de WhatsApp, como forma de comunicação e contribuição rápida
sobre temas e assuntos propostos, devendo incentivar os participantes a proporem temas e
disponibilizar informações, conteúdos, trabalhos técnicos e acadêmicos, editais, projetos e
outros meios de informação e formação que considerarem relevantes para a cooperativa e que
possam constar de biblioteca virtual;
3. Organizar instrumento de consulta sobre assuntos que necessitem parecer técnico;
4. Realizar reuniões com pautas especificas e com disponibilização antecipada de
material para análise;
n) BANCO TÉCNICO E DE SABERES
O banco técnico na cooperativa é um levantamento e cadastro, responsável por identificar em
toda a cooperativa, cooperados com conhecimentos técnicos ou saberes especiais, bem como,
parceiros que podem oferecer acesso rápido a suporte técnico para cooperativa, tem como
objetivo ajudar os membros da cooperativa a melhorarem sua capacidade produtiva e
competitividade no mercado.
1.Os cooperados e parceiros serão cadastrados no BTS e organizados por área de
conhecimento em cadastro próprio, constando os currículos;
2. Os integrantes do BTS serão conforme avaliação e critérios da Diretoria Administrativa
convidados e incluídos na Câmara Técnica;
3. Os responsáveis pela manutenção do banco técnico e de saberes devem garantir que
as informações estejam atualizadas e precisas ao longo do tempo, divulgando e informando a
equipe sobre sua existência e incentivando a utilização como fonte confiável de conhecimento
técnico e de saberes, necessário para as atividades diárias.
4. Promover a colaboração incentivando os cooperados a contribuírem com novos
conhecimentos técnicos e de saberes que possam ser úteis para outros membros da equipe ou
da cooperativa.
8. DISPOSIÇÕES FINAIS:
Este MANUAL DE PROCEDIMENTOS E PROCESSOS INTERNOS E EXTERNOS, sem demais
disposições a acrescentar até o momento, passa a fazer parte integrante do Regimento Interno
e a vigorar na data de sua aprovação conforme ATA Deliberativa n° 000/24 do CA – Conselho
de Administração;
§ 1° – A este Manual de Procedimentos serão inclusas as normas, regulamentos, procedimentos,
processos e determinações que venham a ser expedidas futuramente pelo CA – Conselho de
Administração, ou somente pela Diretoria Administrativa, na medida em que institui, organiza e
executa as atividades econômicas e sociais da cooperativa, e farão parte automaticamente a
este documento, não necessitando aprovação do CA.
§ 2° – A Diretoria Administrativa disponibilizara este documento a todos os Gestores, gerentes
e coordenadores, por meio de e-mail e grupos de WhatsApp, e as alterações ou novas inclusões
por meio de Circular enviada e publicada nos mesmos canais.
Porto Alegre 22 de abril de 2024.
Luciano Paulo Souza – Bábà Omi
Vice-Presidente Executivo
Jane Beatriz Pedroso
Diretora Administrativa
ZapSign 2ddd47ed-1caf-4fc1-a75a-57cfdab2d978. Documento assinado eletronicamente, conforme MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020.
Relatório de Assinaturas Datas e horários em UTC-0300 (America/Sao_Paulo)
Última atualização em 14 Maio 2024, 15:57
MANUAL PROCEDIMENTOS – PROCESSOS INTE
RNOS E EXTERNOS (1).pdf
Documento número 2ddd47ed-1caf-4fc1-a75a-57cfdab2d978
Assinaturas
Jane Beatriz Pedroso
Assinou
Pontos de autenticação:
Assinatura na tela
Código enviado por e-mail
IP: 201.3.183.131 / Geolocalização: -30.038962, -51.161133
Dispositivo: Mozilla/5.0 (Linux; Android 10; K)
AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/115.0.0.0
Mobile Safari/537.36
Data e hora: Maio 14, 2024, 15:57:14
E-mail: beatrizfat@hotmail.com (autenticado com código
único enviado exclusivamente a este e-mail)
ZapSign Token: 95dbad47-****-****-****-ed7dcacc761f
Luciano Paulo Souza
Assinou
Pontos de autenticação:
Assinatura na tela
IP: 189.6.236.35 / Geolocalização: -30.019568, -51.123184
Dispositivo: Mozilla/5.0 (Linux; Android 10; K)
AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/124.0.0.0
Mobile Safari/537.36
Data e hora: Maio 14, 2024, 15:51:32
E-mail: ileaseomiajagunam@gmail.com
Telefone: + 5551985481417
ZapSign Token: 166762dd-****-****-****-b880a1be5bbe
Hash do documento original (SHA256):
8b79ecf3dd90066d25f14a41eafd5f4ba8a52151826daabc63c5e0556814a08c
Verificador de Autenticidade:
https://app.zapsign.com.br/verificar/autenticidade?doc=2ddd47ed-1caf-4fc1-a75a-
57cfdab2d978
Integridade do documento certificada digitalmente pela ZapSign (ICP-Brasil):
https://zapsign.com.br/validacao-documento/
Assinatura de Jane Beatriz Pedroso
Assinatura de Luciano Paulo Souza
ZapSign 2ddd47ed-1caf-4fc1-a75a-57cfdab2d978. Documento assinado eletronicamente, conforme MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020.
Este Log é exclusivo e parte integrante do documento de identificação 2ddd47ed-1caf-4fc1-a75a-57cfdab2d978,
conforme os Termos de Uso da ZapSign em zapsign.com.br
ZapSign 2ddd47ed-1caf-4fc1-a75a-57cfdab2d978. Documento assinado eletronicamente, conforme MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020.